Collective Access – Sistema de Gestión y Difusión de Colecciones de Museos y Archivos

CollectiveAccess, un sistema de gestión y difusión de colecciones de museos, archivos y bibliotecas

1 Introducción

CollectiveAccess (en adelante CA) es un sistema de gestión y difusión de colecciones de museos, archivos y bibliotecas. El programa ha sido desarrollado y es mantenido por la empresa Whirl-i-Gig, con la colaboración de diferentes instituciones asociadas de los Estados Unidos y de Europa como el Institute of Museum and Library Services, el National Endowment for the Humanities, el New York State Council for the Arts o el Kulturstiftung des Bundes, entre otros. El origen de la aplicación se remonta al año 2003, aunque su primera versión estable no se liberó hasta 2007, primero bajo el nombre de OpenCollection, hasta que en 2008 cambió por el actual CollectiveAccess. Desde su aparición se ha implementado en más de cien proyectos en diferentes ámbitos como las bellas artes, la historia oral, los fondos de archivo institucionales o diversas colecciones especiales de diferentes tipologías de unidades de información. CA es software libre que se distribuye bajo una licencia GNU GPL v3.1

En este artículo se analizan las versiones 1.4 de Providence y la versión 2.0 de Pawtucket, las últimas versiones estables disponibles de los dos componentes principales del sistema en el momento de escribir este artículo.

 

2 Componentes

Como acabamos de avanzar, CA se encuentra formado por dos componentes de software independientes: Providence y Pawtucket, encargados respectivamente de la parte de gestión y de difusión de los contenidos.

 

2.1 Providence

Providence es la parte central y más importante de CA. Lo forman una base de datos, un entorno de trabajo capaz de gestionar los principales formatos de archivos digitales2 y una interfaz de usuario para la catalogación, búsqueda y gestión de las colecciones y los objetos digitales del repositorio. Cualquier instalación de CA necesita, como mínimo, disponer de una instancia de Providence. El resto de componentes del sistema, incluido Pawtucket, son opcionales y requieren la existencia de este componente para funcionar.

Las principales características del módulo de gestión de CA son:

  • Interfaz de catalogación altamente configurable a partir de diferentes perfiles de metadatos.
  • Posibilidad de crear listas y vocabularios controlados asociados a campos de los esquemas de metadatos y a otras funciones del sistema.
  • Categorización y etiquetaje de contenidos.
  • Geolocalización de objetos.
  • Motor de búsqueda configurable (MySQL o Solr).
  • Herramientas administrativas orientadas a gestionar la colección (adquisiciones, préstamos, lotes de objetos, localización, estados de conservación, etc.).
 Fragmento del formulario de catalogación disponible en una instalación con el perfil de metadatos Dublin Core

Figura 1. Fragmento del formulario de catalogación disponible en una instalación con el perfil de metadatos Dublin Core

 Editor de listas y vocabularios de CA

Figura 2. Editor de listas y vocabularios de CA

 

Los servicios subyacentes a estas funcionalidades y a otras disponibles out of the box son los de:

  • Google Maps para la generación de mapas y la traducción de direcciones formateadas en coordenadas mediante la API de codificación geográfica de este servicio.
  • El servicio de nombres geográficos GeoNames que integra búsquedas sobre esta base de datos geográfica y permite enlazarlos con los registros de CA.
  • El motor de búsqueda Apache Solr, que se puede utilizar en lugar del motor de búsqueda basado en MySQL configurado por defecto.
  • Los servicios web de la Library of Congress Subject Headings.
  • Integración con Amazon S3 storage para replicar el almacenaje.
  • Etc.
 Servicio de georeferenciación y vínculo con GeoNames

Figura 3. Servicio de georeferenciación y vínculo con GeoNames

 

CA también permite recolectar y exponer metadatos mediante el protocolo OAI-PMH (Open Archives Initiative Protocol for Metadata Harvesting).

 

2.2 El Pawtucket

Pawtucket es el componente encargado de proporcionar un frontend o interfaz pública al sistema. La plantilla por defecto es muy simple, pero adaptativa y totalmente personalizable mediante los archivos CSS y PHP.

 Página de inicio de la plantilla por defecto acabada de instalar

Figura 4. Página de inicio de la plantilla por defecto acabada de instalar

 

Como alternativa a Pawtucket se podría utilizar cualquier frontend capaz de obtener información de la base de datos del sistema.3 Prácticamente no existen experiencias en este campo más allá de un módulo para el sistema de gestión de contenidos Drupal,4 sólo compatible con versiones de CA anteriores a la 1.3, o algunos ejemplos de uso de Omeka como frontend para la aplicación. Un buen ejemplo de la convergencia CA/Drupal lo encontramos en el James Ensor Online Museum. En el caso de Omeka encontramos un par de ejemplos en los repositorios Religieus Erfgoed Online del Centrumvoor Religieuze Kunst en Cultuur de Bélgica y en el Het Virtual Land del Centrum Agrarische Geschiedenis del mismo país. Más allá de la integración con terceras aplicaciones, también se conocen experiencias con desarrollos propios, un buen ejemplo de las cuáles es el Philaplace de la Historical Society of Pennsylvania.

 Página de inicio del James Ensor Online Museum

Figura 5. Página de inicio del James Ensor Online Museum

 Página de inicio del James Ensor Online Museum

Figura 6. Página de inicio del Religieus Erfgoed Online

Figura 9. Perfiles de instalación disponibles con el paquete Providence 1.4

 Formulario de entrada de datos del perfil de instalación de la Academy of Motion Picture Arts &Sciences de Hollywood, con los estándares de metadatos PB Core y PREMIS

Figura 10. Formulario de entrada de datos del perfil de instalación de la Academy of Motion Picture Arts &Sciences de Hollywood, con los estándares de metadatos PB Core y PREMIS

 

Como hemos visto hasta ahora, CA se caracteriza por su gran flexibilidad a la hora de escoger la estructura de datos del sistema. La estructura general de la base de datos de CA presenta catorce entidades, aunque es posible añadir otras según nuestras necesidades (por ejemplo, para gestionar procesos internos como diferentes tipos de préstamo, restauraciones, etc.). Las entidades por defecto que encontramos en CA son:

  • Los objetos digitales (objects) o ítems del repositorio (documentos de texto, imágenes, recursos interactivos, grabaciones sonoras, de vídeo, etc.).
  • Las entidades (entities) o personas y organizaciones responsables de la creación, publicación, etc., de los objetos de la colección. Se pueden reutilizar en diferentes objetos, colecciones, etc.
  • Lugares (places) o localizaciones físicas que se pueden reutilizar como las entidades.
  • Ocurrencias (ocurrences) o eventos como exposiciones, publicaciones, estrenos, etc.
  • Colecciones (collections) o grupos de objetos que comparten unas características comunes.
  • Lotes (lots) que permiten agrupar conjuntos de objetos con características comunes, normalmente relacionadas con su procedencia, fecha de recepción, etc.
  • Conjuntos (sets) o grupos de objetos definidos para un propósito específico. A diferencia de las colecciones que responden a grupos relacionados intelectualmente, en este caso se utilizan con propósitos operacionales como, por ejemplo, un grupo de objetos seleccionados para una exposición.
  • Elementos de conjunto (set items) o registros asignados a un conjunto determinado que permiten añadir datos catalográficos adiciones.
  • Representaciones (representations). Son archivos de imagen, de vídeo, de audio, PDF, etc., asociados a los objetos digitales. Un mismo objeto puede tener asociadas diversas representaciones o archivos.
  • Lugares de almacenaje (storage locations). Las ubicaciones físicas donde se encuentran los objetos de la colección. Se pueden jerarquizar y tener asociadas restricciones de acceso, coordenadas y otro tipo de información.
  • Listas (lists) que se puede utilizar para restringir el valor de un atributo, como vocabularios controlados asociados a los objetos, entidades, etc., y como listas del sistema, los valores de las cuales nos permiten personalizar CA.
  • Elementos de las listas (list items). Cada una de las entradas que forman una lista.
  • Eventos de los objetos (object events). Un evento en el ciclo de vida de un objeto (movimientos, acciones relacionadas con su conservación, préstamos, etc.).
  • Eventos de los lotes (lot events). Un evento en el ciclo de vida de un lote.

 

 Formulario para establecer relaciones entre objetos, entidades, eventos y lugares

Figura 11. Formulario para establecer relaciones entre objetos, entidades, eventos y lugares

 

5 Gestión de usuarios

CA dispone de un interesante sistema de gestión de perfiles de usuario que permite establecer los permisos de cada tipo de usuario con un alto nivel de granularidad. Como administradores podemos crear tantos usuarios como sea necesario. Cada usuario puede pertenecer a uno o más grupos, que podemos crear de manera personalizada según nuestras necesidades. Cada grupo tiene asociado un perfil de acceso diferente, desde el cual se puede establecer qué acciones puede o no puede hacer (por ejemplo, configurar elementos de metadatos, exportaciones, crear nuevos grupos de usuarios, editar listas y vocabularios, etc.), y cuáles son los permisos (lectura, lectura y escritura o sin permisos) relacionados con los diferentes elementos de los esquemas de metadatos asociados a los objetos, las entidades, los lugares, las colecciones, los préstamos, etc.

 Fragmento de las acciones asociadas al perfil de acceso del grupo de usuarios "Cataloguers"

Figura 12. Fragmento de las acciones asociadas al perfil de acceso del grupo de usuarios “Cataloguers”

 Fragmento de los permisos asociados a los elementos del esquema de metadatos

Figura 13. Fragmento de los permisos asociados a los elementos del esquema de metadatos

 

Desde esta misma interfaz, también podemos determinar las acciones disponibles para los usuarios que se registran en el sistema desde la interfaz pública, en el caso que utilicemos Pawtucket como frontend. Algunas de las acciones disponibles son la posibilidad o no de descargar archivos, compartir objetos a través del correo electrónico o las redes sociales, etc.

CA también permite establecer un control de acceso archivo a archivo desde la interfaz de catalogación del sistema (véase la figura 14).

 Fragmento de los permisos asociados a los elementos del esquema de metadatos

Figura 14. Cada archivo asociado a un objeto digital puede tener un tipo de acceso diferente

 

6 Localizaciones

Actualmente, CA se encuentra disponible en diferentes idiomas. La versión en inglés y la traducción al alemán son oficiales y están mantenidas por el equipo de traductores de Whirl-i-Gig. El resto de traducciones disponibles, entre las cuales el español, son obra de diferentes miembros de la comunidad de usuarios de CA y no están sometidas al mismo nivel de revisión. De momento no hay una traducción disponible en catalán. No obstante, abordar la traducción de la aplicación es relativamente fácil y no son necesarios demasiados conocimientos técnicos. Para disponer de una interfaz en catalán para Providence, debemos crear una carpeta con el nombre del nuevo idioma según la ISO-639-1 (ca, en el caso del catalán) bajo el directorio /app/locale. Para no empezar desde cero, podemos utilizar como modelo el archivo messages.po disponible en el idioma en_US. Mediante un programa de edición de archivos PO, como por ejemplo, Poedit, sólo tendremos que traducir cada una de las cadenas de texto disponibles. Una vez finalizada la traducción, guardaremos este archivo en el directorio citado anteriormente con el nombre de ca.po. También deberemos actualizar la línea 116 del archivo setup.php como se ha comentado en el apartado 3.2. Si lo que queremos es actualizar o mejorar la traducción al español, sólo deberemos acceder al fichero messages.po del directorio app/locale/es_ES y actualizarlo como hemos explicado anteriormente.

 Interfaz de Poedit

Figura 15. Interfaz de Poedit

 

Desde la sección Manage>Administration>Locales de CA, podemos activar el nuevo idioma para que esté disponible para calificar los valores de cada uno de los elementos del esquema de metadatos que utilicemos (por ejemplo,<dc:creatorxml:lang=”ca”>Nombre del autor</dc:creator>).

 Una vez activados los diferentes idiomas desde la administración del sistema, los podremos seleccionar en las instancias de cada elemento del esquema de metadatos

 

CollectiveAccess: aplicación para la gestión y publicación de colecciones de archivos y museos

Demo: http://museo.sancarloscentro.com.ar/

Usuario: administrador Contraseña: 123456

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